المشروع

أول خطوة نحو الاستفادة من الأرشيف هي تحويله لشكل رقمي. بالاعتماد على نوع وطبيعة الارشيف ومكان حفظه وخبرة الموظفين لدى المنشأة والوقت المتوفر لديهم والميزانية المحددة لهذا الغرض، يتم تحديد أنسب طريقة لرقمنته.

الرقمنة

نساعد المنشآت برقمنة الأرشيف عبر المسح الضوئي للبيانات أولا. بالاعتماد على موقع المنشأة ونوع البيانات، يتم المسح الضوئي إما في نفس موقع المنشأة أو بعد شحن البيانات إلى موقع يتم تحديده بالتنسيق مع المنشأة.

إضافة وصف و تاق للبيانات

غالبا ما يقال بأن الرقمنة فقط نصف العمل. الخطوة التالية بعد الرقمنة تكون في تصنيف البيانات المؤرشفة وإضافات رموز أو أوصاف خاصة بها. توجد عدة استراتيجيات لهذا الغرض تشمل العمل الآلي بشكل كامل باستخدام تقنيات الذكاء الاصنطاعي أو التعرف على الوجوه وغيرها. ويمكن استخدام خليط من عدة تقنيات بنفس الوقت بالاعتماد على طبيعة البيانات.

الاستفادة المادية

نساعد المنشآت في الاستفادة المادية من بيانات الارشيف و الأوصاف المضافة لها بالاعتماد على طبيعة البيانات المؤرشفة. كمثال، يمكن بيع الصور إلى الناشرين الاكاديميين أو محطات التلفزة المحلية. يمكن ايضا تأجيرها ليتم الاستفادة منها بأقصى شكل عبر الحصول على مردود لكل استخدام لها. يتم تحديد الخيارات بالتوافق مع العميل بالاعتماد على طبيعة البيانات المتوفرة.